『仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか？』 を読んで重要だと感じたこと

仕事でミスをしない人ってカッコイイですよね。もちろん、ミスをしたくてやっている人なんていないと思いますが、ミスをする人とミスをしない人が存在するのも事実です。仕事でミスをしない人 ＝ 仕事ができる人というイメージがありませんか？

逆に、ミスが多い人 ＝ 仕事ができない人というイメージがあると思います。

つまり、ミスをしない人はどんなことをしているのかについて知ることができればミスを減らせるわけです。

この記事は、飯野謙次さんが書いた本の『仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか』を読んで、私が特に重要だと感じたについて紹介します。具体的にはミスを減らすための方法について4つ紹介します。

大事なものを忘れない仕組みを作る

人間はどんなにしっかりと確認しても忘れてしまうものですよね。

私はゴミ捨ての際にゴミ袋を忘れないようにキッチンに置いておくことがありますが、家を出る直前に置いたことを忘れてしまったことが何度もあります。

物を忘れただけなら大したことにはなりませんが、例えば忘れてしまったものが取引先との約束であれば信頼関係に大きな影響を及ぼす可能性があります。そのため、忘れないためには仕組みづくりが必要です。

• 持たずには出かけられない仕組みを作る
• 毎日の習慣にする
• 予定のリマインドをする

つまり問題が起きてから対処するのでは遅いので、問題が起こる前に防ぐことが重要だということです。

私の失敗を改善するのであれば、ゴミ袋をキッチンの前に置くのではなく玄関や靴の近くなどに置くことで、家を出るためには必ずゴミ袋を持つ必要がある仕組みを作るといった感じですね。

最近は便利なアプリやサービスも多くあるので、活用して忘れない仕組みを作りましょう。

記憶に頼るのをやめる

『人間はミスを起こすもの』ということを常に意識することです。「これは後でやろう」「手順を覚えてるから何も見なくても大丈夫」など記憶に頼って仕事をするのはやめましょう。後でやろうと考えたことは忘れてますし、前にやったやり方が今でも正しいとは限りません。

• 毎回やることは自動化する
• 確認するものを1か所にまとめる

このように記憶に頼らないでできるようなやり方を工夫することが大切です。私も実践していますが、会社でよく見るリンクを自分用のリンク集として作成しています。自分用のリンク集を作ることで、まずはリンク集を開いて確認するため記憶に頼らず仕事をすることができています。

他にもプログラミングが出来る人であれば自動化するのも良いですね。同じことを何度もやるのは人間よりコンピュータの方が早いし得意ですので、任せてしまいましょう。プログラミングが苦手だけど自動化に挑戦したいという方は、Googleで検索してみてください。例えばExcel VBAでExcelの効率化をしたい場合であれば、「VBA ○○」といったようにやりたいことを検索することで、ある程度望んだ結果が表示されます。あとは実行して意図した結果になるか確認してみましょう。

あえてメールにして送る

隣にいる人に何かをお願いするときにメールで送ってみましょう。「隣にいるんだから直接話した方が早いし、メールで送るのってちょっと変じゃない？」と思う方もいらっしゃると思います。たしかに話をした方が早いかもしれませんが、メールで送ることにはミスを減らすためには重要な要素が2つ含まれています。

1つ目は、相手への配慮です。隣にいる人が話しかけようとしている時に何かしている可能性もあります。もしかしたら真剣な顔をして重要な資料を作成途中かもしれません。そんなタイミングで話しかけたせいでミスが起きてしまったらお互いに不利益が生じてしまいますよね。

2つ目は、証拠を文面で残せる点です。話をした場合は、話した内容や情報をお互いの記憶のみで残すことになります。「あの時こういった」「そんなこと言ってたっけ？」という言った言わないにならないようにメールで送ることは重要です。特に数字ややり取りに関してはメールで送る方が証拠が残るため認識誤りを減らすことが出来ます。

どうやったら失敗できるか考えてみる

ミスは起きた後にどうして起きてしまったのか考えることが多いと思いますが、ミスが起きてからでは遅いですよね。そこでどうやったら失敗が起きるか考えてみましょう。これは「フォルト・ツリー・アナリシス」というシステムなどの不具合の分析に使われる手法です。

起こってほしくない現象を思い浮かべて、その事象がどうすれば起こるか考えていく視点を持つことで事前に失敗を洗い出すことができます。この手法が少し難しいのは、どうすれば起こるか考えるために自分の知識や思いつく出来事が無いと効果的な要因を見つけられない点です。そんな時は周りにいる詳しい方に聞いてみるのも良いかもしれません。また全く知らない初心者の方が新しい発想が出る可能性もあるかもしれませんので、気になることがあれば周りに伝えることが大切ですね。

まとめ

今回は『仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか？』 を読んで重要と感じたことについて紹介しました。

できる人は知らないことを自分で調べて行動に移せる人です。どの方法もやることは簡単ですので、まずは行動することが大切です。何もしなければ何も変わらないどころか、ミスを起こす可能性を抱えた状態で仕事をすることになります。この方法をやればミスが確実に無くなるとは言い切れないですが、ミスを減らすために考えることが大切です。試してみた結果、ミスが起きるようであれば自分なりにミスが起きないように工夫をすることでより良い結果に繋がります。また『人間はミスを起こすもの』で世の中には同じような失敗がいくつもあるので、過去の事例をヒントにして自分が失敗を起こさないようにしましょう。