コミュニケーション方法はメール・電話・対面など色々とありますが、多くの方がメールでのコミュニケーションがメインだと思います。
ただ、メールって難しいですよね。私は「自分では伝えたいことを書いたつもりだったのに、相手に全く違う意図で理解されてしまい話がややこしいことになった」が経験があります。
他にもメール送信時のトラブルやミスに気を付ける必要があります。メール送信時のミスで代表的なのがメール誤送信です。メール誤送信により個人情報や機密情報を漏えいすると会社は信頼を失い、賠償請求やブランド失墜など大きな損失に繋がってしまう事態になります。場合によっては、情報漏えいしてしまった本人も何らかの処分があるかもしれませんよね。
メール送信でそんなに危険なことがあるなら「もうメールなんて送りたくない！」と言いたいところですが、そうもいかないので今回は私がメールを送信する時に気を付けていることを紹介します。
皆さんがメールを送信するときにやっていないことがあれば、ぜひ参考にしてください。
宛先が間違えていないか
メールの誤送信は情報漏えいに繋がってしまう要因の一つです。その中でも宛先を間違えることはヒューマンエラーとしてよくある失敗ですよね。
多くの方はメールアドレスを直接入力せずに、アドレス帳を使い名字で検索して宛先を選択しているかと思いますが、同じ名字の別の人に送ってしまった経験もあるかもしれません。急いでいるときって確認を怠ってしまい、あとで大変な事態にならないように以下を気を付けてみましょう。
オートコンプリート機能を使わない
「オートコンプリート」はメールアドレスを入力すると、候補を表示してくれる機能のことです。とても便利な機能ですがメールアドレスは英数字の羅列なので、似たようなメールアドレスを見間違える可能性が高いため機能を使わない方が安全です。
アドレス帳は社内と社外が分かるようにする
アドレス帳は名字と名前だけでなく会社や所属が分かるように情報を追加しましょう。あとは社内や社外が分かるようにアドレス帳を分けたり、表示名に会社名を入れるなど工夫する良いです。
私の会社では社内の人の所属やメールアドレスが分かる名簿があるので、そちらを利用しています。アドレス帳の修正も手間ですので、アドレス帳を使わないというやり方もありますよ。
相手に正しく意図が伝わるか
メールは文章でのやり取りのため、自分の書いたメールの内容を相手が正しく理解できているかリアルタイムに分かりませんよね。
だから、大切なのは「相手に正しく意図が伝わって理解してもらえるか」です。
自分の中では分かりやすく書いたつもりでも相手に正しく伝わっていなければ、せっかくの努力も無駄になってしまいます。特に読み手が変わっても文章の読み取り方が変わらないか意識して書いてみましょう。またメールを送る前に相手の気持ちになって理解できるか考えてから送信するとGoodです。
件名を分かりやすくする
メールを受信したら皆さんは件名を見ますよね。そのため、件名で内容が判断できるようにする必要があります。私は件名の最初に墨付きカッコ”【】”をよく活用しています。例えば、何かをやってもらいたいなら件名に「【依頼】～」や「お願い】～」と付けると分かりやすいです。
伝えたいこと(結論)を先に書く
パッと見たときに伝えたいことが分かるようにするために、伝えたいこと(結論)を先に書きましょう。
状況や理由から書き始めて最後に結論を書くと、メールを最後まで読まないと内容を理解することができません。時間に余裕があれば最後まで真剣にメールを読んでくれるかもしれませんが、私だったらメールを読むのに疲れてしまって別メールの対応を始めちゃうかもしれません(笑)
始めに文章を状況や理由から書き始めて結論まで書き終わったら、書く順番を逆転させる位の意識でも良いかもしれませんね。まずは自分が本当に伝えたいこと、相手に理解してもらいたいことが何か意識してみましょう。
添付ファイルは適切か
個人的には宛先と同じかそれ以上に気をつけるべき点だと感じています。
何故気を付ける必要があるかというと、情報漏えいが起きたときの影響や損害が大きいからです。例えば取引先に別の会社の情報を送ってしまったり、他社のデータが入った状態の情報を送ったりしてしまえば謝罪では済まず、場合によっては損害賠償を請求されてしまうこともあります。
うっかりミスでは済まない事態にならないように、ファイル添付後に再度ファイルを確認する癖を付けましょう。
私はたまにやってしまうのですが、添付しますと本文中に書いて添付を忘れることがあります。添付忘れも恥ずかしいので送る前に必ず確認した方が良いですよ(笑)
ファイル名は分かりやすいか
件名と同じくファイル名も内容が分かるような名前を付けましょう。ファイル名が分かりづらいと自分が添付するときに誤って別ファイルを選択してしまう危険性もありますし、受け取った側も何のファイルか分からなくて確認する必要が出てしまいます。
最近は標的型メールで添付ファイルにマルウェアを添付していることがありますので、不審なファイルだと疑われないように名前を付けることも大切ですね。
ファイルにパスワードを設定する
社内の人とのやりとりで必要ないこともあるかもしれませんが、基本的にはファイルに必ずパスワードを設定しましょう。
万が一、メールを誤送信してしまったとしても添付ファイルにパスワードが設定されていれば情報漏えいが防げる可能性があるためです。(ファイルが開けなくても誤送信してしまった時点でアウトという考え方もあるかもしれませんが…)
メールをすぐに送らない設定にする
これは会社のルールになりますが、メールの二段階送信をやっています。
通常はメールが完成したら送信ボタンを押して即座にメールを送信することができますよね。二段階送信の設定を行うと、メール送信を押しても指定の時間が経過するまでは送信トレイに入っているため即座に送信されません。
これによって送信ボタンを押してから間違えていることに気付いても修正することもできます。Outlookであれば仕訳ルールから「○分後に配信」と任意の時間で設定することができます。
まとめ
メールを送信する時に気を付けていることについて紹介しました。
紹介した内容をやればミスやトラブルが絶対に起きないという事ではありません。私はミスや失敗をしないためにどうすれば良いか・何に気を付けるべきか日頃から意識して行動することが大切だと思います。また人から言われた方法よりも自分で考えたやり方の方が継続して実行することができます。
今回紹介した内容をやってみて合わない・足りない部分があれば自分なりのやり方を考えて実践していきましょう。もし「こんな方法があるよ」「こんなことやってるよ」というコメントがあればぜひ教えてください！
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