「報連相」というワード、社会人になると耳にすることが多いと思います。今回は、そもそも「報連相」って何だろう？という疑問から必要性・どういう点に気を付ければ良いかについてご紹介します！
報連相とは？
報連相は「報告」「連絡」「相談」の略称です。
それぞれはの意味は以下の通りです。
報告…上司から指示された業務について部下が経過や結果を知らせること
連絡…関係者に情報を知らせること
相談…困ったときや悩んだときに周囲の人に意見を求めたり、話し合いをしたりすること
私は先輩から「報告→過去、連絡→現在、相談→未来」と言われイメージが湧き納得しました。
「報連相」って必要なの？
結論からいうと必要です！
「報連相」は仕事をスムーズに進めるために、とても重要スキルであるといえます。
必要と考える理由を3つ説明します。
必要な理由① 仕事はチームでやる
業種や職種によって異なる部分があると思いますが、仕事はチームでやることが多いですよね。チームで仕事をするときには意思疎通がとても重要です。
いまタスクがどこまで進んでいて何をやらないといけないかチームで共有できていないとトラブルの原因になります。仮にトラブルが起きた場合も「報連相」がしっかりと行えていれば、対処や対策を迅速に実行できます。
必要な理由② 上司は部下のやっていることを全て把握しているわけではない
それって上司が悪いんじゃない？って思うかもしれませんね。
ただ自分の立場で考えたときに同僚がやっていることを全て把握していますか？
きっと「こんな感じのことをやってるんだろうな～」位のイメージしか出てこないと思います。
たしかに上司の仕事は部下を管理することが仕事というのは間違ってないと思います。ただ上司も人間です。ロボットみたいに何でも完璧にできるわけでは無いです(笑)
だからこそ「報連相」をすることで自分が何をやっているのか周囲に伝える必要があります。
また「報連相」を上手に使いこなせれば「○○はこんなことをして会社に貢献した」と社内でも伝わりアピールに評価に繋がりますよ。
必要な理由③ 無駄が生じるから
例えば3日間、上司に相談せずに仕事を進めてタスクが完了したとしましょう。
自分としては完璧と思っていても、やり方や考え方が間違えていることもあるので、間違えを修正するためには一からやり直す必要があります。もう一度やり直すために新たに3日かかってしまえば合計で6日間も時間を費やしてしまうことになりますね。事前に「報連相」を行っていれば早い段階で軌道を修正できるので効率的ですよね！
どういう点に気を付ければ良いか？
必要な理由はある程度理解してもらえたと思います。
次は「報連相」を行ううえで気を付けるべきポイントを3つご紹介します。
相手の立場を考えよう
「自分が言いたいことを言うだけ」というのは相手の立場を考えていないですよね。
相手の立場に立って「何を知りたいか」「どんなことをしているか」「どうなったか」考えてみましょう。
ちゃんと伝わらないと、せっかくの「報連相」も意味が無くなってしまいます。伝える前に一度内容を整理してから話しましょう。
結論から話そう
一番大切な結論と必要な情報を簡潔に最初に伝えましょう。
状況を初めから終わりまで一つ一つ説明し、最後に結論を話すのはNGです。
必要であれば相手が聞きたいことを質問してくるはずです。
伝えることがゴールではなく、伝えた後に「どうするか」決めることが重要なポイントですね！
悪い情報ほど早く「報連相」をしよう！
ミスやトラブルが発生した時の悪い情報ほど素早く「報連相」を行うことが重要です。
悪い情報ってあまり話したくないですよね。「怒られるかもしれない」という気持ちは分かります。しかし、報告が遅くなればなるほど大変な事態になりかねません。
もしかしたら、その情報は担当内だけの問題ではなく部や会社全体として影響を及ぼす可能性があるからです。
「ピンチはチャンス！」これは先輩から教えてもらった言葉です。
失敗した事実は変わりませんが、迅速に対処し問題を解決すれば”できる社員”として評価されると教えてもらいました。
まとめ
今回は「報連相」についてご紹介しました。
少し難しく思うかもしれませんが、簡単にいえばコミュニケーションです。
会社は一人ではありません。仕事をチームで進めることができるので、一人で悩まずに積極的に「報連相」を実践していきましょう！
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