生産性の高い会議を目指すためのコツを紹介します

皆さんの会社では『会議』ってどの位ありますか？私の会社はほぼ毎日『会議』があります。

入社当初はよく分からず会議に参加し時間を無駄にしていたこともありました。
今では『会議』というものに対する理解も深まったのか無駄を感じることが少なくなりました。

今回は私が考える「生産性の高い会議を目指すためのコツ」をご紹介します。

会議のあるべき姿

まずは『会議』という言葉の意味を考えてみましょう。

関係者が集まって相談をし、物事を決定すること
goo辞書会議（かいぎ） の意味

つまり会議のあるべき姿は『何かしらの成果を出す』ことです。

成果の出ない会議は会社として考えると「0」どころか「マイナス」になってしまいます。理由は、皆さんは会社から給料を貰って働いているからです。成果の出ない会議は時間もお金も無駄になってしまうということを理解しておきましょう。

生産性の高い会議を目指すためのコツを4つ紹介します。
より良い会議を目指すためには「主催者」と「参加者」の両者が会議に積極的に参加する必要があると思いますので、それぞれの立場のコツを書きました。

結論が出ないままダラダラ

何にための会議か分からないと議論が発散してしまいますよね。
まずはどういった目的で開催したか、何を決めたいか明確にしましょう。

・主催者の場合：参加者にしっかりと伝える
・参加者の場合：事前に確認する

・前回の内容の確認から始まる
・会議終了時間を延長

前回の内容の確認から始めると、予定の終了時間に終わらず延長してしまいます。
また会議が長くなれば集中力も続かないですし、良い案も出ないですよね。
時間を決めて時間内に成果を出すように意識した方が生産性は高まります。

・主催者の場合：事前に議事録共有を行う
・参加者の場合：積極的に意見を出す

・話をするのはいつも決まった人

話をするのはいつも決まった人で一方的な会議では意味がありません。
会議前に、会議に参加する必要があるか考えましょう。

・主催者の場合：誰が必要か事前に参加するメンバーを検討
・参加者の場合：必要な会議のみ参加する

・報告や共有のみで会議が終わってしまう

報告や共有のみであれば、みんなで集まって会議をする必要はありません。資料を作成してメールで共有すれば好きな時間に確認できますね。
もし報告や共有結果を使って議論を進めたいのであれば、事前準備をしっかりと行いましょう。

・主催者の場合：事前に資料や報告内容を共有する
・参加者の場合：共有された資料を確認し、すぐに議論ができる状態にする

今回は「生産性の高い会議を目指すためのコツ」をご紹介しました。

会議はみんなで協力して進めていかないと成果を出すことができません。
参加しても会議で発言しなかったら参加していないのと同じです。
勇気がいるかもしれませんが、少しずつ発言していきましょう。

もし会議中に質問できないという悩みがある場合は、関連記事をご覧ください。